ระบบซื้อ

ซื้อสด

การซื้อเงินสดจะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องเพียง 2 ตัว คือ

· ใบสั่งซื้อ       เมื่อต้องการทำใบสั่งสินค้า(PO) ไปยังผู้จำหน่าย

· ใบซื้อสด เมื่อได้รับสินค้า

ลองทำตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเมนู ซื้อ >> ใบสั่งซื้อ >> ใบสั่งซื้อ
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ที่ช่องผู้จำหน่าย ให้เลือก S.T.
5. คอลัมน์ รหัสสินค้า พิมพ์ ST-010 กดปุ่ม Enter
6. คอลัมน์ ราคาซื้อ พิมพ์ 50 กดปุ่ม Enter
7. คอลัมน์ จำนวน พิืมพ์ 10  กดปุ่ม Enter
8. คอลัมน์ ส่วนลด พิมพ์ 10 กดปุ่ม Enter ไปเรื่อย ๆ จนขึ้นรายการใหม่
9. คอลัมน์ รหัสสินค้า พิมพ์ ST-01 กดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกสินค้า
10. เลือกไปที่รหัส ST-017 กดปุ่ม Enter
11. คอลัมน์ ราคาซื้อ พิมพ์ 50 กดปุ่ม Enter
12. คอลัมน์ จำนวน พิืมพ์ 10  กดปุ่ม Enter ไปเรื่อย ๆ จนขึ้นรายการใหม่
13. ที่ช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม พิมพ์ 7 กดปุ่ม Enter
14. คลิกปุ่ม ยืนยันเอกสาร

เพียงเท่านี้ ท่านก็จะได้ใบสั่งซื้อขึ้นมา 1 ใบ ต่อไปเราจะมาลองทำใบซื้อสด

1. คลิกเมนู ซื้อ >> ซื้อเงินสด >> ใบซื้อสด
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ที่ช่องผู้จำหน่าย ให้เลือก S.T.
5. คลิกปุ่ม สร้างรายการจากใบสั่งซื้อ โปรแกรมแสดงหน้าจอเลขที่ใบสั่งซื้อที่ยังรับสินค้าไม่ครบขึ้นมาให้เลือก
6. คลิกปุ่ม ตกลง ท่านจะได้รายการในใบสั่งซื้อที่เลือก เข้ามาในใบซื้อสดโดยอัตโนมัติ
7. คลิกปุ่ม ยืนยันเอกสาร

ให้ท่านลองเรียกรายงานสต็อกการ์ดขึ้นมาดูจะพบว่าจำนวนคงเหลือของสินค้ารหัส ST-010 และ ST-017 จะเพิ่มขึ้นเนื่องจากการซื้อ

** การซื้อสินค้านั้นไม่จำเป็นจะต้องทำใบสั่งซื้อขึ้นมาก่อนก็ได้ เช่น ถ้าท่านไปซื้อสินค้าจาก Makro, Lotus ท่านก็ทำใบซื้อสดได้เลย

** การทำใบสั่งซื้อนั้น เหมาะสำหรับการสั่งซื้อสินค้ากับผู้จำหน่ายประจำที่มีระบบการสั่งซื้อล่วงหน้าก่อนส่งสินค้า

** กรณีซื้อสินค้ากับผู้จำหน่ายที่ไม่มีในฐานข้อมูล ให้ท่านใช้ผู้จำหน่ายที่ชื่อ ซื้อเงินสด แทนก็ได้

ซื้อเชื่อ

การซื้อเงินเชื่อจะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องดังนี้

· ใบสั่งซื้อ       เมื่อต้องการทำใบสั่งสินค้า(PO) ไปยังผู้จำหน่าย

· ใบซื้อเชื่อ เมื่อได้รับสินค้า

· ใบรับวางบิล   เมื่อผู้จำหน่ายนำบิลมาวาง

· ใบจ่ายเงิน     เมื่อชำระหนี้

ลองทำตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเมนู ซื้อ >> ใบสั่งซื้อ >> ใบสั่งซื้อ
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ที่ช่องผู้จำหน่าย ให้เลือก S.T.
5. คอลัมน์ รหัสสินค้า พิมพ์ ST-010 กดปุ่ม Enter
6. คอลัมน์ ราคาซื้อ พิมพ์ 50 กดปุ่ม Enter
7. คอลัมน์ จำนวน พิืมพ์ 10  กดปุ่ม Enter
8. คอลัมน์ ส่วนลด พิมพ์ 10 กดปุ่ม Enter ไปเรื่อย ๆ จนขึ้นรายการใหม่
9. คอลัมน์ รหัสสินค้า พิมพ์ ST-01 กดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกสินค้า
10. เลือกไปที่รหัส ST-017 กดปุ่ม Enter
11. คอลัมน์ ราคาซื้อ พิมพ์ 50 กดปุ่ม Enter
12. คอลัมน์ จำนวน พิืมพ์ 10  กดปุ่ม Enter ไปเรื่อย ๆ จนขึ้นรายการใหม่
13. ที่ช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม พิมพ์ 7 กดปุ่ม Enter
14. คลิกปุ่ม ยืนยันเอกสาร

เพียงเท่านี้ ท่านก็จะได้ใบสั่งซื้อขึ้นมา 1 ใบ ต่อไปเราจะมาลองทำใบซื้อเชื่อ

1. คลิกเมนู ซื้อ >> ซื้อเงินเชื่อ >> ใบซื้อเชื่อ
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ที่ช่องผู้จำหน่าย ให้เลือก S.T.
5. ที่ช่องครบกำหนด ให้เลือกวันที่ถัดจากวันที่เอกสารไปอีก 1 เดือน
6. คลิกปุ่ม สร้างรายการจากใบสั่งซื้อ โปรแกรมแสดงหน้าจอเลขที่ใบสั่งซื้อที่ยังรับสินค้าไม่ครบขึ้นมาให้เลือก
7. คลิกปุ่ม ตกลง ท่านจะได้รายการในใบสั่งซื้อที่เลือก เข้ามาในใบซื้อเชื่อโดยอัตโนมัติ
8. คลิกปุ่ม ยืนยันเอกสาร

ให้ท่านลองเรียกรายงานสต็อกการ์ดขึ้นมาดูจะพบว่าจำนวนคงเหลือของสินค้ารหัส ST-010 และ ST-017 จะเพิ่มขึ้นเนื่องจากการซื้อ

ให้ท่านลองเรียกรายงานยอดเจ้าหนี้คงค้าง จะพบว่าขณะนี้ท่านมีเจ้าหนี้ S.T. เพิ่มเข้ามา

เมื่อได้ใบซื้อเชื่อแล้ว ต่อไปเราจะลองทำใบรับวางบิลกันต่อ

1. คลิกเมนู ซื้อ >> ใบรับวางบิล >> ใบรับวางบิล
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ที่ช่องผู้จำหน่าย ให้เลือก S.T.
5. คลิกปุ่ม เพิ่ม ที่ด้านล่างของรายการ โปรแกรมจะแสดงบิลที่มียอดค้างชำระขึ้นมาให้เลือก
6. ดับเบิลคลิกที่รายการบิลให้เป็นตัวหนา แล้วคลิกปุ่ม ตกลง
7. ปิดหน้าจอนี้

ขณะนี้ท่านจะได้ใบรับวางบิลสำหรับพิมพ์ให้กับผู้จำหน่าย (Supplier) เรียบร้อยแล้ว

ต่อไปเราจะมาลองทำใบจ่ายเงิน

1. คลิกเมนู ซื้อ >> จ่ายชำระหนี้ >> ใบจ่ายเงิน
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ที่ช่องผู้จำหน่าย ให้เลือก S.T.
5. คลิกปุ่ม เพิ่ม ที่ด้านล่างของรายการ โปรแกรมจะแสดงบิลที่มียอดค้างชำระขึ้นมาให้เลือก
6. ดับเบิลคลิกที่รายการบิลให้เป็นตัวหนา แล้วคลิกปุ่ม ตกลง
7. คอลัมน์ ยอดจ่าย ให้ท่านลองแก้จำนวนเงินให้น้อยกว่ายอดสุทธิ
8. ปิดหน้าจอนี้

ให้ท่านลองเรียกรายงานยอดเจ้าหนี้คงค้างอีกครั้ง จะพบว่าขณะนี้ยอดหนี้ของผู้จำหน่าย S.T. ได้ลดลงไป

สรุป

· กระบวนการของการซื้อเชื่้อนั้น ท่านไม่จำเป็นต้องทำใบสั่งซื้อ หรือ ใบรับวางบิลก็ได้ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของตัวผู้จำหน่ายนั้น ๆ

· การจ่ายชำระหนี้ ท่านสามารถชำระเพียงบางส่วนก็ได้

ใบลดหนี้/ส่งคืน

· ใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า  เมื่อต้องการลดยอดหนี้ หรือ มีการส่งสินค้าคืนไปให้ผู้จำหน่าย

เหตุผลในการทำใบลดหนี้มี 2 อย่าง คือ

1. ต้องการลดยอดหนี้ที่เกิดจากผู้จำหน่ายคิดราคาสินค้าผิด หมายถึงคิดสูงกว่าความเป็นจริง
2. มีการส่งคืนสินค้ากลับไปให้ผู้จำหน่าย เช่น สินค้าชำรุด

ถ้าในกรณีแรกจะมีผลกับต้นทุนสินค้า แต่จะไม่มีผลกับสต็อกคงเหลือ

แต่ถ้าเป็นกรณีที่สอง จะมีผลทั้งต้นและสต็อกคงเหลือ

ในใบลดหนี้ ท่านสามารถกำหนดการหักหนี้ได้ 3 วิธี คือ

1. หักจากใบรับสินค้าที่อ้างถึง
2. เก็บไว้หักตอนจ่ายชำระหนี้
3. ขอรับคืนเป็นเงินสด
   
   

ลองทำตามขั้นตอนดังนี้

สร้างใบซื้อเชื่อขึ้นมา 1 ใบ

1. คลิกเมนู ซื้อ >> ซื้อเงินเชื่อ >> ใบซื้อเชื่อ
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ที่ช่องผู้จำหน่าย ให้เลือก S.T.
5. ที่ช่องครบกำหนด ให้เลือกวันที่ถัดจากวันที่เอกสารไปอีก 1 เดือน
6. คอลัมน์ รหัสสินค้า พิมพ์ ST-010 กดปุ่ม Enter
7. คอลัมน์ ราคาซื้อ พิมพ์ 50 กดปุ่ม Enter
8. คอลัมน์ จำนวน พิืมพ์ 10  กดปุ่ม Enter
9. คอลัมน์ ส่วนลด พิมพ์ 10 กดปุ่ม Enter ไปเรื่อย ๆ จนขึ้นรายการใหม่
10. คอลัมน์ รหัสสินค้า พิมพ์ ST-01 กดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกสินค้า
11. เลือกไปที่รหัส ST-017 กดปุ่ม Enter
12. คอลัมน์ ราคาซื้อ พิมพ์ 50 กดปุ่ม Enter
13. คอลัมน์ จำนวน พิืมพ์ 10  กดปุ่ม Enter ไปเรื่อย ๆ จนขึ้นรายการใหม่
14. ที่ช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม พิมพ์ 7 กดปุ่ม Enter
15. คลิกปุ่ม ยืนยันเอกสาร

ขณะนี้ท่านจะได้ใบซื้อเชื่อขึ้นมา 1 ใบ ต่อไปเราจะมาทำใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า

1. คลิกเมนู ซื้อ >> ใบลดหนี้/ส่งคืน >> ใบลดหนี้/ส่งคืน
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ที่ช่องผู้จำหน่าย ให้เลือก S.T.
5. ที่ช่องเลขที่ใบรับสินค้า ให้เลือกเลขที่ใบซื้อเชื่อที่เพิ่งทำเมื่อสักครู่
6. คลิกปุ่ม สร้างรายการจากใบรับ โปรแกรมจะแสดงรายการในใบรับสินค้าที่อ้างถึงขึ้นมาให้เลือก
7. ดับเบิลคลิกที่รายการในบรรทัดที่ 1 ให้เป็นตัวหนา คลิกปุ่ม ตกลง
   สังเกตที่คอลัมน์ ส่งคืน จะถูกเลือกอยู่ หมายถึงเป็นการคืนสินค้าจริง ๆ ถ้าไม่เลือกจะเป็นการลดหนี้เพียงอย่างเดียว
8. คลิกปุ่ม ยืนยันเอกสาร

ให้ท่านลองเรียกรายงานสต็อกการ์ด เพื่อสต็อกของ รหัส ST-010 และ ST-017

บันทึกค่าใช้จ่าย

· ใบบันทึกค่าใช้จ่าย      เมื่อต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ อาทิ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ เป็นต้น

ลองทำตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเมนู ซื้อ >> บันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ >> ใบบันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
2. คลิกปุ่ม สร้าง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่
3. คลิกปุ่ม ตกลง
4. ลองสร้างรายการค่าใช้จ่ายสัก 2-3 รายการ
5. คลิกปุ่ม ยืนยันเอกสาร

ให้ท่านลองเรียกรายงานสรุปรายได้/ค่าใช้จ่าย

สรุป

ซื้อสด

· ใบสั่งซื้อ       เมื่อต้องการทำใบสั่งสินค้า(PO) ไปยังผู้จำหน่าย

· ใบซื้อสด เมื่อได้รับสินค้า

ซื้อเชื่อ

· ใบสั่งซื้อ       เมื่อต้องการทำใบสั่งสินค้า(PO) ไปยังผู้จำหน่าย

· ใบซื้อเชื่อ เมื่อได้รับสินค้า

· ใบรับวางบิล   เมื่อผู้จำหน่ายนำบิลมาวาง

· ใบจ่ายเงิน     เมื่อชำระหนี้

ใบลดหนี้/ส่งคืน

· ใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า  เมื่อต้องการลดยอดหนี้ หรือ มีการส่งสินค้าคืนไปให้ผู้จำหน่าย

บันทึกค่าใช้จ่าย

· ใบบันทึกค่าใช้จ่าย      เมื่อต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ อาทิ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ เป็นต้น