เตรียมข้อมูลพื้นฐานต่าง ๆ
ข้อมูลพื้นฐาน (Master File) คือข้อมูลที่จะต้องใช้สำหรับการทำงาน เช่น ก่อนที่จะขายสินค้าก็จะต้องมีรหัสสินค้า รหัสพนักงาน ก่อนที่จะทำบิลซื้อก็จะต้องมีรหัสผู้จำหน่าย เป็นต้น
ถ้าท่านกำลังทำบิลซื้อหรือขายอยู่ แล้วพบว่ามีรหัสสินค้าบางตัวที่ยังไม่ได้ตั้งรหัสเข้าไปในระบบ ท่านก็สามารถเปิดหน้าจอแฟ้มข้อมูลนั้น ๆ ขึ้นมาเพิ่มหรือแก้ไขได้ทันที โดยไม่ต้องปิดหน้าจอการทำงานที่ค้างอยู่
องค์ประกอบในแฟ้มข้อมูลต่าง ๆ จะมี
ในบทนี้ เราจะใช้แฟ้มสินค้ามาเป็นตัวอย่างในการเรียน ซึ่งท่านจะสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับแฟ้มข้อมูลอื่น ๆ ได้ เช่น แฟ้มผู้จำหน่าย แฟ้มพนักงาน และ แฟ้มลูกค้า
หลักการ
เริ่มต้น ท่านจะต้องสร้างกลุ่มสินค้าขึ้นมาก่อน เช่น
เครื่องดื่ม
น้ำอัดลม
น้ำเปล่า
เครื่องดื่มชูกำลัง
เครื่องสำอาง
เจลใส่ผม
มาสคารา
จากนั้นจึงจะสร้างรายการสินค้่าเข้าไปในแต่ละกลุ่ม
ลองทำตามขั้นตอนดังนี้
เพียงเท่านี้ก็จะได้กลุ่มสินค้าที่ชื่อ เครื่องดื่ม และประกอบด้วยกลุ่มย่อยภายใต้เครื่องดื่ม ที่ชื่อ น้ำอัดลม และ น้ำเปล่า
การแก้ไขชื่อกลุ่ม
คลิกไปที่กลุ่มที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม F2
สรุป
· ถ้าต้องการเพิ่มกลุ่มในชั้นที่ 1 (Level 1) ให้คลิกไปที่ <Ungroup> ก่อน แล้วค่อยคลิก เพิ่ม
· ถ้าต้องการเพิ่มกลุ่มย่อยภายใต้กลุ่มใด ๆ ให้คลิกไปที่กลุ่มนั้นก่อน แล้วค่อยคลิก เพิ่มกลุ่มย่อย
เมื่อได้กลุ่มสินค้าเรียบร้อยแล้ว ต่อไปเราจะมาสร้างรายการสินค้าภายใต้แต่ละกลุ่มกัน
ท่านจะได้สินค้า 2 รายการภายใต้กลุ่ม น้ำอัดลม
ให้ท่านลองปิดหน้าจอนี้ แล้วไปคลิกที่กลุ่ม น้ำเปล่า แล้วลองทำตามขั้นตอนข้างต้นอีกครั้ง
การย้ายสินค้าไปไว้กลุ่มอื่น
การย้ายรายการไปไว้กลุ่มอื่น เราจะใช้วิธีลากแล้ววาง (Drag and Drop)
เพียงเท่านี้รายการสินค้า MP-001 จะถูกย้ายไปอยู่ที่กลุ่ม น้ำเปล่า เรียบร้อยแล้ว
ถ้าท่านต้องการย้ายสินค้าหลาย ๆ รายการพร้อมกัน ให้กดปุ่ม Shift หรือ Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิกเลือกรายการที่ต้องการ แล้วค่อยลากไปวางยังกลุ่มที่ต้องการ
การค้นหาข้อมูล
การค้นหาข้อมูลในแฟ้มข้อมูลนั้น
ส่วนใหญ่โปรแกรมจะให้ค้นหาตามรหัสหรือชื่อ
ขึ้นอยู่กับชนิดของแฟ้มข้อมูลที่เราจะค้นหา
การลบข้อมูล
โปรแกรมจะไม่ยอมให้ลบข้อมูลที่ได้นำไปใช้แล้วในระบบ
ในการลบข้อมูลนั้น จะต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่จะลบนี้ยังไม่ได้ถูกนำไปใช้ในทรานแซคชั่้นใด ๆ ในระบบ มิฉะนั้นโปรแกรมจะแสดง Error Message
เช่น ถ้าท่านจะพยายามจะลบรหัสสินค้า MP-001 ที่ได้มีการขายไปแล้วนั้น โปรแกรมจะแสดง Error Message
สรุป
· การลบข้อมูล จะต้องเป็นข้อมูลที่เพิ่งสร้างขึ้นมาใหม่ และยังไม่ได้นำไปใช้