การทำงานกับระบบเอกสาร

 

การเรียนรู้วิธีการทำงานกับระบบเอกสารในบทนี้ จะช่วยให้ท่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับเอกสารต่าง ๆ ที่มีในระบบได้อย่างง่ายดาย

 

ในบทนี้ เราจะใช้หน้าจอเอกสารใบซื้อสั่งซื้อมาเป็นตัวอย่าง

 



เอกสารทุกตัวจะมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่สร้าง ผู้ที่แก้ไข ผู้ที่ยืนยัน และ ผู้ที่ยกเลิก ทางด้านล่างของหน้าจอ

 

ท่านสามารถย้อนกลับไปดูวิธีการกำหนดคุณสมบัติของเอกสารแต่ละประเภทได้ที่ กำหนดค่าเริ่มต้น

 

สถานะเอกสาร

เอกสารทุกตัวจะมีสถานะ 3 อย่าง คือ

·         ยังไม่ยืนยัน              
เอกสารที่สร้างใหม่ได้สถานะนี้ ท่านสามารถแก้ไขเอกสารได้ตลอดเวลาตราบเท่าที่ยังไม่ยืนยันเอกสาร

·         ยืนยันแล้ว
เอกสารที่ยืนยันแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้อีก ถ้าจะแก้ไขเอกสารจะต้องยกเลิกทิ้ง แล้วสร้างใบใหม่ขึ้นมาแทน เอกสารบางประเภทจะมีผลกับสต็อกเมื่อยืนยันด้วย เช่น ใบซื้อ ใบขาย เป็นต้น

·         ยกเลิก
เอกสารที่ถูกยกเลิก ถ้ายกเลิกเอกสารที่ได้ยืนยันไปแล้ว จะมีผลให้สต็อกกลับคืนมาด้วย เช่น ถ้ามีการยกเลิกใบขาย สต็อกคงเหลือก็จะเพิ่มขึ้น หรือ ถ้ายกเลิกใบซื้อ ก็จะทำให้สต็อกลดลงไป


 

ยกเว้น ใบรับวางบิล  ใบจ่้ายเงิน  ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงิน ที่ไม่มีสถานะเอกสาร

 

 

 

 

 

ลองทำตามขั้นตอนดังนี้

 

1.       คลิกเมนู ซื้อ >> ใบสั่งซื้อ >> ใบสั่งซื้อ

2.       คลิกปุ่ม สร้าง จะแสดงหน้าจอยืนยันเลขที่เอกสารใหม่

3.       คลิกปุ่ม ตกลง



เพียงเท่านี้ ท่านก็จะได้เอกสารใหม่ขึ้นมา 1 ใบ

 

  1. ลองเพิ่มรายการสินค้าเข้าไปสัก 2-3 รายการ จากนั้นปิดหน้าจอนี้

 

 

  1. ดับเบิลคลิกที่รายการเลขที่เอกสารที่เพิ่งสร้างเมื่อสักครู่ เพื่อเปิดเอกสารขึ้นมาอีกครั้ง
  2. คลิกปุ่ม แก้ไขเอกสาร ท่านจะสามารถแก้ไขรายละเอียดและรายการต่าง ๆ ในเอกสารได้อีกครั้ง
  3. คลิกปุ่ม ยืนยัน จากนั้นปิดหน้าจอนี้



  1. ดับเบิลคลิกที่รายการเลขที่เอกสาร เพื่อเปิดเอกสารขึ้นมาอีกครั้ง สังเกตุว่าคราวนี้จะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้อีกแล้ว

 

การค้นหาเอกสาร

ที่แถบเครื่องมือด้านบนของรายการเลขที่เอกสาร ท่านจะเห็นช่อง เลขที่เอกสาร ท่านสามารถค้นหาเอกสารได้โดย

  1. ป้อนเลขที่เอกสารที่ต้องการจะค้นหา เช่น PO08000001 แล้วกดปุ่ม Enter
  2. ป้อนเลขที่เอกสารเพียงบางส่่วน เช่น PO8 แล้วกดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแสดงเอกสารที่เลขที่ขึ้นต้นด้วย PO08 ทั้งหมดขึ้นมา

 

 

การพิมพ์เอกสาร

 

ท่านสามารถพิมพ์เอกสารเป็นช่วงของเลขที่ หรือ ตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ โดย

  1. คลิกปุ่ม พิมพ์ บนแถบเครื่องมือ โปรแกรมจะแสดงหน้าสำหรับพิมพ์เอกสารขึ้นมา
  2. คลิกปุ่ม ตัวอย่าง เพื่อพรีวิวเอกสารก่อนพิมพ์ หรือ
  3. คลิกปุ่ม พิมพ์ เพื่อพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ทันที